MILLAINEN ON HYVÄ (MUSEO)TAPAHTUMA?

Työryhmämme aloitti työjakson museolla pohtien erilaisia tapahtumia, niiden yleisöä ja järjestämistä. Samalla tutkimme Mannerheim-museon omaa tapahtumahistoriaa. Keskustelut museon johtajan Kristina Rankin kanssa auttoivat hahmottamaan tapahtumien roolia museo-organisaation viestinnässä, imagon luomisessa sekä sidosryhmien ja museon välisessä vuorovaikutuksessa.

Tapahtumatyö Mannerheim-museossa

Aloitimme aiheeseen tutustumisen kirjaamalla ylös erilaisia tapahtumia arvokkaan virallisista illallisjuhlista virtuaaliseen hackathoniin. Näistä ehdotuksista koottiin “tapahtumataulukko”, jossa eri tapahtumamuodot lajiteltiin omiin ryhmiinsä kohderyhmän, toteutustavan ja saavutettavuuden mukaan. Näin pystyimme tarkastelemaan, mitkä ryhmät ja tapahtumamuodot jäisivät mahdollisesti ilman huomiota. Taulukon lisäksi tutkimme museon menneitä tapahtumia verraten niitä muiden museoiden tapahtumahistoriaan Suomessa sekä ulkomailla.

Vertauksesta kävi ilmi, että Mannerheim-museo on keskittynyt luomaan tapahtumasisältöä pienille, vaikutusvaltaisille ryhmille erilaisten kutsuvierastapahtumien muodossa. Tavoitteena on ollut ennemmin museota jo arvostavan yleisön kiinnostuksen ylläpito sen sijaan, että olisi verrokkien tavoin pyritty herättämään kiinnostusta ja luomaan näkyvyyttä laajemmille yleisöjoukoille museon vaikutusalueen ulkopuolella. Museon pienen koon ja arvokkaan luonteen mukaan museo soveltuu ehkä parhaiten juuri tämänkaltaisen sisällön luomiseen. Toisaalta inklusiviteettia lisää museon harjoittama mittava kielipolitiikka: näyttelyopastus ja tapahtumien ohjelmanumerot kunnioittavat Mannerheimin kuusikielistä kieliarsenaalia.

Tiedostettu tyyli

Tapahtumia suunniteltaessa on tärkeää pohtia, kenelle tapahtumaa järjestetään, miksi ja kenen toimesta. Mitä tapahtuma kertoo itse museosta? Halutaanko museon toimintaan houkutella mukaan kaikenlaisia osallistujia, vai onko järkevämpää hallita kohderyhmää mainonnan ja viestinnän avulla? Keitä tapahtumiin halutaan? Esimerkiksi varainkeruutapahtumiin kannattaa ehkä kutsua vaikutusvaltaista yleisöä, joille Mannerheim-museo ja sen edustamat arvot ovat tärkeitä. Jos taas halutaan lisätä näkyvyyttä, saavuttavat huomiota herättävämmät tapahtumat (kuten vorschmak-ruokarekka pihassa) usein laajemmin yleisöä, joka ei välttämättä ole aikaisemmin museoon tutustunut. Tyylikkäästi toteutetut yleisötapahtumat puhuttavat ja ihastuttavat.

Tarkennettu näkökulma

Kun tiedossa on tapahtuman tavoite ja tyyli, on aika ottaa tapahtuman tekijät lähempään tarkasteluun. Tapahtuman avaintekijöinä toimivat ihmiset odotuksineen. Siinä missä tyyliltään perinteinen ja formaali tapahtuma onnistunee täyttämään vastaavanlaisiin tilaisuuksiin tottuneiden kävijöiden ennakko-odotukset, voi kokeellinen tapahtuma kutsua yllättymään ja kenties kehittämään uutta tapahtumakonseptia yhdessä museon kanssa.

Molemmissa tyylilajeissa on mahdollisuus osallistavuuteen ja kokemuksellisuuteen, tosin ei täysin sisäänrakennettuna. Kuinka luoda perustus museokokemukselle, joka ottaa huomioon tapahtuman osanottajien tarpeet ja toiveet? Kokemuksen räätälöinnin kulmakivenä on tunnistaa vaihtelu eri näkökulmien ja kokemuksen painopisteiden välillä. Usein pitkäaikainen sitouttaminen vaatii sekä jatkuvuutta ja tunnistettavia elementtejä että rutiinien rikkomista tuoreiden tulokulmien tarjoamiseksi. Tavanomaisen tapahtuman ja kokeellisen tapahtuman vuorottelu tapahtumakalenterissa voi olla toimiva taktiikka, sillä tällöin totuttuun ja epäkonventionaaliseen tekemiseen liittyvät riskit tasoittuvat ajan myötä.

Tila tarinalle

Jokaisella merkityksellisellä tapahtumalla on viesti. Viesti voi olla puettuna esimerkiksi tarinan, kysymyksen tai kehotuksen muotoon, mutta puitteiden salliessa se voi muodostua kollektiivisesti myös osallistujien mielissä. Viestiä muotoiltaessa museotiimi voi hyvin tukeutua museon viestintästrategiaan. Onko tapahtuman ydinviesti linjassa museon sidosryhmätyön suuntimoiden kanssa? Vai onko viestissä harkittua ristiriitaisuutta suhteessa museon aiemmin korostamiin teemoihin? Mitä tapahtuma kertoo itse museosta ja sen esittelemistä aihepiireistä? Tuoko tapahtuma jotain uutta yhteiskunnalliseen keskusteluun? Tarjoaako se tarkkanäköistä tarkastelua jo tuttuun henkilöön, hänen työhönsä, motiiveihinsa tai vaikkapa seurapiireihinsä?